Groene, gele en blauwe bonnen

Een proces, al is het een gekend en een veel voorkomend proces zoals een aankoopproces, is bij elke organisatie anders. In deze blogpost zoeken we welke verschillen er zijn en waarom die er zijn. We eindigen met de belangrijkste vraag voor jou: "Hoe ga jij als organisatie hiermee om als je software ondersteuning zoekt om je processen makkelijker op te volgen?"

Waarom verschillen processen zo hard?  

Processen zijn er om tijdens de uitvoering van een activiteit makkelijker samen te werken door informatie te delen met anderen. Uit deze ene zin kunnen we meteen ook de reden halen waarom processen in elke organisatie anders zijn: mensen en context.

"Processen vormen zich rond mensen en de context van de activiteit.
Niet andersom. "

Waarin verschillen processen?

• Iedereen heeft zijn eigen manier om een activiteit uit te voeren, t.t.z. in welke stappen hij of zij een activiteit opdeelt en hoe het verloop van een activiteit opgevolgd wordt. De processen kunnen tot mijn verbazing heel uiteenlopend zijn. Zo verloopt bijvoorbeeld bij één van mijn klanten de bestelprocedure aan de hand van groene, gele en blauwe bonnen.
  
  
  
  Groen betekent dat ik iets nodig heb, geel betekent dat ik iets gevraagd heb, en blauw betekent dat ik het krijg. Hun proces kan je in principe vertalen naar een klassiek aankoopproces, maar dan wordt er zeker afbreuk gedaan aan de eenvoud en de bestaande werkwijze van de mensen die er samen aan werken.
  
  
  "De bereikte consensus en uniformiteit is
  belangrijker dan krampachtig vasthouden aan standaarden."

• Mensen verschillen onderling nogal van elkaar, daarom focust iedereen zich op andere aspecten van een proces. Spreek je de financieel verantwoordelijke aan of de aankoper, dan kan het bestelproces in een organisatie er helemaal anders uit zien. Stel dat ze elk de vraag krijgen om de budgetten sluitend te berekenen.  Bij de financieel verantwoordelijke krijg je een proces met de stappen bestelling - levering - inkomende factuur, waarbij budgetten aan de hand van bestellingen en inkomende facturen berekend worden.
  
  
  
  De aankoper wil vooral de logistieke stroom van materiaal opvolgen.  Je krijgt een proces met de stappen aanvraag - bestelling - levering - afhaalbon, waarbij de budgetten over het verbruik van het materiaal worden opgesteld aan de hand van afhaalbonnen.
  
  
  
  
  "Bouw je proces uit in functie van je doelstellingen en noden."
    
• De context waarin we onze activiteit uitvoeren speelt uiteraard ook een grote rol. Neem als voorbeeld het gedeelte van het proces nadat een bestelling geleverd is. Als het materiaal meteen intern naar de persoon in kwestie gaat, dan is een afhaalbon zelfs helemaal niet nodig. Wordt het materiaal door externen of klanten afgenomen dan is een afhaalbon wel nodig. Sterker nog, zelfs een specifieke status 'afgeleverd' is dan van tel.
  
  
  "Kies voor maatwerk, schrap wat niet past."

Het is dus duidelijk dat processen heel hard kunnen verschillen: de stappen zelf, de volgorde van de stappen, wie de stappen zet, de statussen van elke stap, wanneer de volgende stap gezet wordt, de informatie die bij elke stap verzamelt en verwerkt wordt, enz.

"Met Orderflow kan je zelf de stappen en de statussen kiezen zodat
het proces aansluit bij je eigen werkwijze."

Hoe rigide of hoe vrij is een proces?

Telkens we een proces uitvoeren volgen we het niet rigoureus. Afhankelijk van de concrete situatie slaan mensen stappen over. Bij een bestelling van frequent gekochte materialen gaan we niet telkens een offerteaanvraag versturen. Soms gaan we stappen in de omgekeerde volgorde uitvoeren. Als blijkt dat bij het opstellen van een bestelling de prijzen gedateerd zijn dan gaan we misschien toch nog een offerteaanvraag versturen. Er zijn dus bepaalde toegestane vrijheidsgraden nodig. Zonder vrijheidsgraden zou het draagvlak voor een te rigide proces snel verdampen en daarmee ook het nut van een proces.

"Mensen zijn slimmer dan software,
software moet hen daarom ondersteunen, niet beperken"

Te veel vrijheid haalt het nut van een proces onderuit. Dus vrijheidsgraden moeten toch wat worden ingeperkt. Maar dit kan niet door meer processen te maken of mensen te dwingen om toch maar steeds alle stappen te doorlopen.

"Geldige processen moeten dus aan bepaalde regels voldoen."

Zo kan het bijvoorbeeld wenselijk zijn dat een bestelling steeds vooraf gegaan wordt door een aanvraag, of dat er bij het overschrijden van een bepaald bedrag een ander persoon de bestelling ondertekent.

"Met Orderflow maak je regels aan om de
correctheid van een proces af te dwingen".

Hoe ga jij als organisatie hiermee om?

Maar al te vaak zijn de processen vast gebakken in je bedrijfssoftware. De kans is groot dat jouw proces afwijkt van wat je software voorop stelt. Wat als je je proces wilt aanpassen? Dan kies jij toch ook voor software waar je zelf je processen kan vastleggen.   

7 belangrijke stappen voor een correcte bestelprocedure

Over aankopen wordt vaak heel goed nagedacht maar eens de beslissing gevallen is, wordt de aankoop vaak nogal ad-hoc uitgevoerd. Nochtans kan een aankoop best complex zijn. Afhankelijk van wat je wil kopen, moet je rekening houden met:

• Moeten we nog andere offertes opvragen uit legale overwegingen of gewoon op basis van goed beheer?
• Is er voldoende budget?
• Is de ontvangen levering en factuur conform de bestelling?
• Is de aankoop formeel goedgekeurd?
• Wordt de voorraad of inventaris mee geüpdatet?

Een aankoopprocedure helpt je hierbij het overzicht te bewaren en te garanderen dat je geen stappen hebt overgeslagen. Hoe groter de aankopen zijn of hoe frequenter ze gebeuren, hoe belangrijker de aankoopprocedure wordt.

Een vraag waar nogal wat organisaties mee worstelen is hoe je een goede aankoopprocedure opstelt. Een goede aankoopprocedure is immers afgesteld op je noden en de noden van je bedrijf en verdient dus de nodige aandacht.

In deze blogpost beschrijven we de belangrijkste stappen van een goede aankoopprocedure. We focussen in dit artikel op de documentenstroom en de opvolging van de procedure door statussen. Elke stap in onze procedure correspondeert met een document of een bon. We letten er hier vooral op dat we in elke stap zorgvuldig de statussen van de bonnen instellen zodat we perfect weten wat er reeds gebeurd is en wat de volgende stappen zijn. Zo hoef je niet alles te onthouden en kan jij of je collega rustig verder werken.

Onderstaand diagram illustreert een typische aankoopprocedure bestaande uit een materiaalaanvraag, een offerteaanvraag, een bestelling, een leveringsbon en een inkomende factuur.

Met Orderflow kan je zelf de stappen en de statussen kiezen zodat de opvolging van je aankoopprocedure naadloos aansluit bij je eigen werkwijze.

Typische aankoopprocedure geïllustreerd door Orderflow (www.orderflow.be)

1. Alles start met een materiaalaanvraag of interne bestelling waarvan tenminste een deel van de goederen niet op voorraad is. Deze aanvraag komt normaal gezien overeen met een concrete behoefte. Ze krijgt de status in uitvoering wanneer de procedure start, en krijgt de status afgeleverd wanneer de procedure afloopt. Voeg documenten (productbeschrijving, indicatieve prijs bij een leverancier) toe om de aanvraag verder te verduidelijken.
   
   
   

   "Elke stap werk je zo snel mogelijk af door de statussen te doorlopen,de materiaalaanvraag met de status afgeleverd na afloop van de procedure is dus uitzonderlijk"
    
2. Wanneer je de juiste prijs niet kent, of wanneer dit legaal vereist is, dan vraag je voor het gewenste materiaal eerst offertes aan. Zet de offerteaanvraag in status verstuurd, en verstuur vervolgens de bon. Offerteaanvragen die je binnenkrijgt, evalueer je zorgvuldig en geef je de status geëvalueerd.
   
   
   "Goeie statussen vertellen de gebruiker wat de volgende stap is 
   die genomen moet worden"
      
3. De verantwoordelijke aankoper plaatst de bestelling bij de leverancier en geeft de bestelbon de status verstuurd. Aan de leverancier wordt een orderbevestiging gevraagd al dan niet met de prijzen. Deze orderbevestiging wordt samen met de bestelbon bewaard om latere controles door revisoren te vereenvoudigen.
   
   
   "Stapel relevante documenten niet op in je kast
   maar voeg ze toe ter referentie en controle aan je procedure"
      
4. Hij vraagt een orderbevestiging aan de leverancier, al dan niet met prijzen. Deze order krijgt de status te leveren. Op deze manier kan je snel opvolgen welke leveringen je nog verwacht.
     
5. Wanneer de goederen worden geleverd, krijgt de leveringsbon de status geleverd. De controle van de geleverde producten gebeurt bij voorkeur door de aanvrager. Die kent tenslotte de producten het beste. Hij overloopt de levering en enkel de geleverde producten en hun hoeveelheid wordt aangepast in de leveringsbon. Controle is correct verlopen indien de prijs of totale hoeveelheid op de leveringsbon in het systeem gelijk is aan wat er effectief geleverd werd. 
   
   
   "Pas de bedragen aan in de fiches van de gekochten producten.
   Bij de volgende bestelling zal je zo een betere inschatting van de prijs kunnen maken."
   
   Archiveer het leveringsdocument om latere controles te vereenvoudigen door het leveringsdocument in te scannen en toe te voegen aan de leveringsbon. Tenslotte zet hij de leveringsbon op de status gecontroleerd. Indien de levering onvolledig is, wordt er een tweede levering (ook wel backorder) van het resterende deel gemaakt door het reeds geleverde af te trekken van de bestelling.
   
   
   "Ook documenten die je enkel ontvangt en niet zelf opmaakt, 
   maken deel uit van je aankoopprocedure"
      
6. Bij het ontvangen van de factuur controleer je of de gegevens op de factuur overeenstemmen met de gegevens op de leveringsbon en de bestelbon. Een inkomende factuur kan je hiervoor aanmaken op basis van de ingevoerde leveringsbonnen. Zo kan je snel de gekregen factuur controleren met deze in het systeem.
   Facturen geef je de status goedgekeurd voor betaling. Vaak wordt ook hier de aanvrager of aankoper ingeschakeld om de factuur te controleren. Zo kan de betaling later vlot uitgevoerd worden.
   
   
   "Bestelbon = som van de leveringsbonnen = factuur"
       
7. Tenslotte neemt de boekhouder de factuur op in de boekhouding, voert de betaling uit en kiest de status betaald.

In volgende artikels gaan we dieper in op twee andere aspecten van een aankoopprocedure namelijk:

• Functiescheidingen (wie doet wat, en wie is waar verantwoordelijk voor).
  bv.  je bestelling moet mogelijks nog gecontroleerd worden door de directie
• Veiligheid en preventie.
  bv. hoe rekening houden met de aankoop van gevaarlijke producten
• Stockbewegingen.
  bv. bij een levering de stock automatisch verhogen
• Controle van je budgetten.
  bv. erover waken dat men tijdens de materiaalaanvraag of de bestelling binnen het vooropgestelde budget blijft.
• Het gebruik van afdruksjablonen.
  bv. afdrukken van een bestelbon met of zonder prijsafspraken