Groene, gele en blauwe bonnen

Een proces, al is het een gekend en een veel voorkomend proces zoals een aankoopproces, is bij elke organisatie anders. In deze blogpost zoeken we welke verschillen er zijn en waarom die er zijn. We eindigen met de belangrijkste vraag voor jou: "Hoe ga jij als organisatie hiermee om als je software ondersteuning zoekt om je processen makkelijker op te volgen?"

Waarom verschillen processen zo hard?  

Processen zijn er om tijdens de uitvoering van een activiteit makkelijker samen te werken door informatie te delen met anderen. Uit deze ene zin kunnen we meteen ook de reden halen waarom processen in elke organisatie anders zijn: mensen en context.

"Processen vormen zich rond mensen en de context van de activiteit.
Niet andersom. "

Waarin verschillen processen?

• Iedereen heeft zijn eigen manier om een activiteit uit te voeren, t.t.z. in welke stappen hij of zij een activiteit opdeelt en hoe het verloop van een activiteit opgevolgd wordt. De processen kunnen tot mijn verbazing heel uiteenlopend zijn. Zo verloopt bijvoorbeeld bij één van mijn klanten de bestelprocedure aan de hand van groene, gele en blauwe bonnen.
  
  
  
  Groen betekent dat ik iets nodig heb, geel betekent dat ik iets gevraagd heb, en blauw betekent dat ik het krijg. Hun proces kan je in principe vertalen naar een klassiek aankoopproces, maar dan wordt er zeker afbreuk gedaan aan de eenvoud en de bestaande werkwijze van de mensen die er samen aan werken.
  
  
  "De bereikte consensus en uniformiteit is
  belangrijker dan krampachtig vasthouden aan standaarden."

• Mensen verschillen onderling nogal van elkaar, daarom focust iedereen zich op andere aspecten van een proces. Spreek je de financieel verantwoordelijke aan of de aankoper, dan kan het bestelproces in een organisatie er helemaal anders uit zien. Stel dat ze elk de vraag krijgen om de budgetten sluitend te berekenen.  Bij de financieel verantwoordelijke krijg je een proces met de stappen bestelling - levering - inkomende factuur, waarbij budgetten aan de hand van bestellingen en inkomende facturen berekend worden.
  
  
  
  De aankoper wil vooral de logistieke stroom van materiaal opvolgen.  Je krijgt een proces met de stappen aanvraag - bestelling - levering - afhaalbon, waarbij de budgetten over het verbruik van het materiaal worden opgesteld aan de hand van afhaalbonnen.
  
  
  
  
  "Bouw je proces uit in functie van je doelstellingen en noden."
    
• De context waarin we onze activiteit uitvoeren speelt uiteraard ook een grote rol. Neem als voorbeeld het gedeelte van het proces nadat een bestelling geleverd is. Als het materiaal meteen intern naar de persoon in kwestie gaat, dan is een afhaalbon zelfs helemaal niet nodig. Wordt het materiaal door externen of klanten afgenomen dan is een afhaalbon wel nodig. Sterker nog, zelfs een specifieke status 'afgeleverd' is dan van tel.
  
  
  "Kies voor maatwerk, schrap wat niet past."

Het is dus duidelijk dat processen heel hard kunnen verschillen: de stappen zelf, de volgorde van de stappen, wie de stappen zet, de statussen van elke stap, wanneer de volgende stap gezet wordt, de informatie die bij elke stap verzamelt en verwerkt wordt, enz.

"Met Orderflow kan je zelf de stappen en de statussen kiezen zodat
het proces aansluit bij je eigen werkwijze."

Hoe rigide of hoe vrij is een proces?

Telkens we een proces uitvoeren volgen we het niet rigoureus. Afhankelijk van de concrete situatie slaan mensen stappen over. Bij een bestelling van frequent gekochte materialen gaan we niet telkens een offerteaanvraag versturen. Soms gaan we stappen in de omgekeerde volgorde uitvoeren. Als blijkt dat bij het opstellen van een bestelling de prijzen gedateerd zijn dan gaan we misschien toch nog een offerteaanvraag versturen. Er zijn dus bepaalde toegestane vrijheidsgraden nodig. Zonder vrijheidsgraden zou het draagvlak voor een te rigide proces snel verdampen en daarmee ook het nut van een proces.

"Mensen zijn slimmer dan software,
software moet hen daarom ondersteunen, niet beperken"

Te veel vrijheid haalt het nut van een proces onderuit. Dus vrijheidsgraden moeten toch wat worden ingeperkt. Maar dit kan niet door meer processen te maken of mensen te dwingen om toch maar steeds alle stappen te doorlopen.

"Geldige processen moeten dus aan bepaalde regels voldoen."

Zo kan het bijvoorbeeld wenselijk zijn dat een bestelling steeds vooraf gegaan wordt door een aanvraag, of dat er bij het overschrijden van een bepaald bedrag een ander persoon de bestelling ondertekent.

"Met Orderflow maak je regels aan om de
correctheid van een proces af te dwingen".

Hoe ga jij als organisatie hiermee om?

Maar al te vaak zijn de processen vast gebakken in je bedrijfssoftware. De kans is groot dat jouw proces afwijkt van wat je software voorop stelt. Wat als je je proces wilt aanpassen? Dan kies jij toch ook voor software waar je zelf je processen kan vastleggen.